Soal Jawaban dan Pembahasan Tes PPPK Pengadministrasi Perkantoran
Kisi-Kisi Tes PPPK Jabatan Pengadministrasi Perkantoran
- Memproses dokumen sesuai dengan prosedur untuk tertib administrasi
- Memilih dokumen sesuai dengan jenisnya
- Mengelompokkan dokumen sesuai dengan jenisnya
- Mendistribusikan dokumen sesuai dengan jenisnya
- Menyimpan dan memelihara dokumen sesuai dengan prosedur
- Melayani peminjaman dokumen sesuai dengan ketentuan
Soal, Jawaban dan Pembahasan
Kompetensi 1: Memproses Dokumen Sesuai dengan Prosedur untuk Tertib
Administrasi
Soal Teori
1. Apa tujuan utama memproses dokumen sesuai dengan
prosedur dalam administrasi perkantoran?
a. Meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen
b. Mengurangi jumlah dokumen yang dihasilkan
c. Mengurangi beban kerja staf administrasi
d. Menghindari penggunaan teknologi dalam proses
e. Mengurangi kebutuhan penyimpanan dokumen
Jawaban: a
Pembahasan: Pemrosesan dokumen yang sesuai dengan prosedur
bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan memastikan dokumen dikelola dengan
baik.
2. Langkah pertama dalam memproses dokumen administrasi
adalah...
a. Menyimpan dokumen di lemari arsip
b. Mengidentifikasi jenis dokumen dan menentukan prioritas
c. Mendistribusikan dokumen ke pihak terkait
d. Menghapus dokumen yang tidak perlu
e. Membuat salinan dokumen
Jawaban: b
Pembahasan: Identifikasi jenis dokumen adalah langkah awal
untuk menentukan proses selanjutnya sesuai prosedur.
3. Salah satu keuntungan utama dari tertib administrasi
dokumen adalah...
a. Memudahkan pencarian dokumen saat dibutuhkan
b. Mengurangi waktu kerja karyawan
c. Membatasi akses ke dokumen tertentu
d. Mengurangi kebutuhan teknologi
e. Menghilangkan kebutuhan pelatihan staf
Jawaban: a
Pembahasan: Tertib administrasi mempermudah akses dan
pencarian dokumen saat diperlukan, sehingga meningkatkan efisiensi kerja.
4. Dokumen resmi yang harus segera ditindaklanjuti biasanya
diberi tanda...
a. Rahasia
b. Penting
c. Segera
d. Tidak untuk publikasi
e. Arsip
Jawaban: c
Pembahasan: Tanda “Segera” digunakan untuk menunjukkan bahwa
dokumen harus ditindaklanjuti tanpa penundaan.
5. Dalam prosedur administrasi, dokumen yang sudah tidak
relevan lagi biasanya...
a. Dihapus langsung tanpa catatan
b. Dipindahkan ke arsip sementara sebelum dimusnahkan
c. Dibagikan ulang ke seluruh karyawan
d. Dimasukkan ke sistem elektronik
e. Disimpan tanpa batas waktu
Jawaban: b
Pembahasan: Dokumen yang tidak relevan disimpan sementara
dalam arsip sebelum dimusnahkan sesuai kebijakan.
Soal Kasus
6. Anda menerima dokumen yang tidak lengkap dari rekan
kerja. Apa yang harus dilakukan?
a. Mengembalikan dokumen dan meminta kelengkapan informasi
b. Menyimpan dokumen seperti apa adanya
c. Menolak dokumen tersebut tanpa penjelasan
d. Memproses dokumen meskipun tidak lengkap
e. Mengisi informasi yang hilang tanpa persetujuan
Jawaban: a
Pembahasan: Dokumen yang tidak lengkap harus dikembalikan
untuk dilengkapi agar dapat diproses sesuai prosedur.
7. Sebuah dokumen rahasia ditemukan di meja kerja tanpa
pengawasan. Apa langkah yang benar?
a. Segera menyimpannya di tempat yang aman dan melaporkannya ke atasan
b. Membiarkannya di tempat hingga pemilik kembali
c. Mengambil dokumen tanpa memberitahukan siapa pun
d. Membuka dokumen untuk melihat isinya
e. Menyerahkan dokumen ke bagian lain tanpa informasi lebih lanjut
Jawaban: a
Pembahasan: Dokumen rahasia harus segera diamankan dan
dilaporkan untuk mencegah kebocoran informasi.
8. Seorang rekan meminta dokumen tertentu, tetapi Anda
tidak yakin apakah ia memiliki wewenang untuk mengaksesnya. Apa yang harus Anda
lakukan?
a. Meminta rekan tersebut menunjukkan otorisasi sebelum memberikan dokumen
b. Memberikan dokumen tanpa pertanyaan
c. Menolak memberikan dokumen tanpa penjelasan
d. Menyimpan dokumen hingga ia membuktikan wewenangnya
e. Meminta bantuan dari staf lain
Jawaban: a
Pembahasan: Dokumen hanya boleh diberikan kepada pihak yang
memiliki wewenang, sehingga memeriksa otorisasi adalah langkah yang tepat.
9. Anda menemukan kesalahan pada dokumen yang akan
didistribusikan. Apa yang harus dilakukan?
a. Memperbaiki kesalahan sebelum mendistribusikan dokumen
b. Tetap mendistribusikan dokumen dan mengabaikan kesalahan
c. Menghapus dokumen tanpa pemberitahuan
d. Mengembalikan dokumen ke pengirim tanpa tindakan lebih lanjut
e. Membiarkan dokumen seperti apa adanya
Jawaban: a
Pembahasan: Memperbaiki kesalahan pada dokumen sebelum
didistribusikan memastikan akurasi informasi.
10. Setelah layanan distribusi dokumen selesai, evaluasi
menunjukkan adanya dokumen yang hilang. Apa langkah selanjutnya?
a. Menelusuri dokumen yang hilang dan memperbaiki prosedur distribusi
b. Mengabaikan masalah dan melanjutkan pekerjaan lain
c. Menyalahkan pihak yang bertugas mendistribusikan
d. Membuat dokumen pengganti tanpa investigasi
e. Mengurangi jumlah dokumen yang didistribusikan
Jawaban: a
Pembahasan: Menelusuri dokumen yang hilang dan memperbaiki
prosedur distribusi mencegah masalah serupa terjadi di masa depan.
Kompetensi 2: Memilih Dokumen Sesuai dengan Jenisnya
Soal Teori
1. Dalam administrasi perkantoran, dokumen yang terkait
dengan transaksi keuangan disebut...
a. Dokumen administratif
b. Dokumen akuntansi
c. Dokumen korespondensi
d. Dokumen operasional
e. Dokumen arsip
Jawaban: b
Pembahasan: Dokumen akuntansi mencakup semua catatan terkait
keuangan, seperti faktur, kuitansi, dan laporan keuangan.
2. Dokumen legal seperti kontrak dan perjanjian termasuk
dalam kategori...
a. Dokumen operasional
b. Dokumen arsip
c. Dokumen hukum
d. Dokumen teknis
e. Dokumen informasi
Jawaban: c
Pembahasan: Dokumen hukum adalah dokumen resmi yang mengatur
hak dan kewajiban, seperti kontrak dan perjanjian.
3. Apa kategori dokumen yang berisi panduan teknis dan
prosedur?
a. Dokumen arsip
b. Dokumen administratif
c. Dokumen teknis
d. Dokumen keuangan
e. Dokumen legal
Jawaban: c
Pembahasan: Dokumen teknis mencakup panduan atau prosedur
teknis yang digunakan dalam kegiatan tertentu.
4. Dokumen yang digunakan untuk komunikasi internal di
perusahaan disebut...
a. Surat resmi
b. Memo
c. Laporan tahunan
d. Kontrak
e. Surat perjanjian
Jawaban: b
Pembahasan: Memo digunakan untuk menyampaikan informasi atau
instruksi dalam komunikasi internal.
5. Salah satu contoh dokumen operasional adalah...
a. Daftar inventaris barang
b. Perjanjian kerja sama
c. Neraca keuangan
d. Manual prosedur
e. Surat edaran
Jawaban: a
Pembahasan: Daftar inventaris barang adalah dokumen yang
mencatat operasional terkait pengelolaan aset perusahaan.
Soal Kasus
6. Anda menerima dokumen dengan judul "Laporan Tahunan
Keuangan." Apa kategori dokumen ini?
a. Dokumen akuntansi
b. Dokumen teknis
c. Dokumen legal
d. Dokumen arsip
e. Dokumen operasional
Jawaban: a
Pembahasan: Laporan tahunan keuangan adalah bagian dari
dokumen akuntansi yang mencatat kinerja keuangan.
7. Sebuah perusahaan menerima surat dari klien yang berisi
keluhan atas layanan. Surat ini termasuk jenis dokumen...
a. Administratif
b. Operasional
c. Korespondensi
d. Legal
e. Teknis
Jawaban: c
Pembahasan: Surat keluhan adalah bagian dari dokumen
korespondensi yang mencatat komunikasi eksternal.
8. Dokumen yang berisi rincian kontrak kerja pegawai harus
dimasukkan ke dalam kategori...
a. Dokumen keuangan
b. Dokumen operasional
c. Dokumen arsip
d. Dokumen legal
e. Dokumen administratif
Jawaban: d
Pembahasan: Kontrak kerja adalah dokumen hukum yang mengatur
hubungan kerja antara pegawai dan perusahaan.
9. Anda menemukan dokumen tanpa label kategori, tetapi
isinya adalah panduan teknis penggunaan perangkat lunak. Apa kategori dokumen
tersebut?
a. Dokumen operasional
b. Dokumen teknis
c. Dokumen keuangan
d. Dokumen hukum
e. Dokumen korespondensi
Jawaban: b
Pembahasan: Dokumen ini masuk kategori teknis karena berisi
panduan penggunaan perangkat.
10. Sebuah memo ditemukan di meja kerja tanpa tanda tangan
pengirim. Apa langkah yang harus diambil?
a. Memeriksa asal usul memo dan mengklarifikasi dengan pihak terkait
b. Mengabaikan memo tersebut
c. Membiarkan memo di tempat tanpa tindakan lebih lanjut
d. Mendistribusikan memo tanpa verifikasi
e. Menyimpan memo dalam arsip
Jawaban: a
Pembahasan: Verifikasi asal usul memo adalah langkah yang
tepat sebelum memprosesnya lebih lanjut.
Kompetensi 3: Mengelompokkan Dokumen Sesuai dengan Jenisnya
Soal Teori
1. Dokumen yang dihasilkan dari aktivitas pengarsipan
sering dikelompokkan berdasarkan...
a. Tanggal dan waktu
b. Jenis dan fungsi dokumen
c. Nomor halaman
d. Warna kertas yang digunakan
e. Bentuk fisik dokumen
Jawaban: b
Pembahasan: Dokumen biasanya dikelompokkan berdasarkan jenis
dan fungsinya untuk memudahkan akses dan pengelolaan.
2. Salah satu kriteria pengelompokan dokumen administrasi
yang baik adalah...
a. Semua dokumen digabungkan tanpa pengelompokan
b. Berdasarkan abjad dan warna
c. Sesuai dengan kebutuhan operasional
d. Berdasarkan ukuran dokumen
e. Berdasarkan waktu penerimaan
Jawaban: c
Pembahasan: Pengelompokan harus relevan dengan kebutuhan
operasional agar lebih efisien dan efektif.
3. Contoh dokumen yang dikelompokkan dalam kategori legal
adalah...
a. Laporan penjualan bulanan
b. Surat perjanjian kontrak
c. Daftar gaji karyawan
d. Surat pemberitahuan internal
e. Buku pedoman teknis
Jawaban: b
Pembahasan: Surat perjanjian kontrak adalah dokumen hukum yang
harus dikelompokkan dalam kategori legal.
4. Pengelompokan dokumen keuangan biasanya dilakukan
berdasarkan...
a. Jenis transaksi dan periode waktu
b. Warna dan ukuran dokumen
c. Tanda tangan penerima
d. Lokasi pengarsipan
e. Sumber penerbit dokumen
Jawaban: a
Pembahasan: Dokumen keuangan dikelompokkan berdasarkan jenis
transaksi dan periode waktu untuk memudahkan pelaporan.
5. Dokumen korespondensi internal sering dikelompokkan
berdasarkan...
a. Pengirim dan penerima dokumen
b. Fungsi operasional dokumen
c. Bentuk fisik dokumen
d. Warna amplop dokumen
e. Tanggal pengarsipan
Jawaban: a
Pembahasan: Dokumen korespondensi internal biasanya
dikelompokkan berdasarkan pengirim dan penerima untuk memudahkan pelacakan.
Soal Kasus
6. Sebuah perusahaan memiliki berbagai jenis dokumen,
seperti laporan keuangan, kontrak kerja, dan surat edaran. Apa langkah pertama
dalam pengelompokannya?
a. Mengidentifikasi kategori masing-masing dokumen
b. Menyimpan semua dokumen dalam satu tempat
c. Mendistribusikan dokumen tanpa pengelompokan
d. Menghapus dokumen yang tidak digunakan
e. Menyimpan dokumen berdasarkan warna
Jawaban: a
Pembahasan: Identifikasi kategori dokumen adalah langkah awal
untuk memastikan dokumen dikelompokkan dengan benar.
7. Anda diminta mengelompokkan dokumen keuangan bulan
sebelumnya. Apa yang harus dilakukan?
a. Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis transaksi
b. Menyimpan dokumen secara acak
c. Menghapus dokumen yang terlihat tidak relevan
d. Menggabungkan dokumen dengan kategori lain
e. Membuat salinan dokumen tanpa pengelompokan
Jawaban: a
Pembahasan: Dokumen keuangan harus dikelompokkan berdasarkan
jenis transaksi untuk kemudahan analisis dan pelaporan.
8. Seorang kolega memberikan dokumen kontrak kerja baru
yang belum diarsipkan. Bagaimana Anda mengelompokkannya?
a. Masukkan dokumen tersebut dalam kategori legal
b. Gabungkan dengan dokumen teknis
c. Simpan dalam kategori korespondensi
d. Arsipkan dalam dokumen keuangan
e. Biarkan tanpa pengelompokan
Jawaban: a
Pembahasan: Dokumen kontrak kerja termasuk dalam kategori
legal karena sifatnya yang mengatur hubungan hukum.
9. Setelah audit internal, ditemukan bahwa dokumen teknis
tercampur dengan dokumen keuangan. Apa tindakan yang harus diambil?
a. Mengelompokkan ulang dokumen berdasarkan kategori masing-masing
b. Membiarkan dokumen dalam kondisi tercampur
c. Menghapus dokumen teknis untuk menghindari kebingungan
d. Mengarsipkan ulang semua dokumen tanpa kategori
e. Menyerahkan dokumen ke bagian lain
Jawaban: a
Pembahasan: Pengelompokan ulang dokumen adalah langkah yang
tepat untuk memastikan keteraturan arsip.
10. Anda menemukan dokumen lama tanpa label kategori yang
jelas. Bagaimana Anda menentukan pengelompokannya?
a. Menganalisis isi dokumen untuk menentukan kategorinya
b. Menyimpan dokumen dalam arsip tanpa pengelompokan
c. Menghancurkan dokumen karena tidak ada label
d. Memberikan dokumen ke kolega tanpa memeriksa
e. Menggunakan warna dokumen sebagai acuan kategori
Jawaban: a
Pembahasan: Analisis isi dokumen adalah cara terbaik untuk
menentukan pengelompokan yang sesuai.
Kompetensi 4: Mendistribusikan Dokumen Sesuai dengan Jenisnya
Soal Teori
1. Dalam mendistribusikan dokumen resmi, langkah pertama
yang harus dilakukan adalah...
a. Memastikan dokumen lengkap dan sesuai tujuan
b. Mengarsipkan dokumen terlebih dahulu
c. Menghapus dokumen yang tidak diperlukan
d. Menggunakan media sosial untuk penyebaran dokumen
e. Menandatangani dokumen meskipun tidak berwenang
Jawaban: a
Pembahasan: Sebelum distribusi, dokumen harus diperiksa untuk
memastikan kelengkapannya dan bahwa dokumen tersebut sesuai dengan tujuan
pengiriman.
2. Dokumen korespondensi eksternal perusahaan biasanya
dikirimkan melalui...
a. Layanan pos atau kurir resmi
b. Media sosial
c. Sistem komunikasi internal
d. Penyimpanan arsip digital
e. Aplikasi hiburan
Jawaban: a
Pembahasan: Korespondensi eksternal memerlukan layanan yang
memastikan pengiriman dokumen ke pihak luar secara resmi.
3. Dokumen yang bersifat rahasia harus didistribusikan
dengan cara...
a. Melalui email pribadi pengirim
b. Menggunakan sistem pengiriman terenkripsi
c. Dikirim melalui aplikasi pesan instan
d. Dibagikan secara langsung tanpa pengawasan
e. Dipublikasikan untuk transparansi
Jawaban: b
Pembahasan: Dokumen rahasia harus dikirim menggunakan sistem
yang menjamin keamanan dan kerahasiaannya, seperti enkripsi.
4. Sebelum mendistribusikan dokumen keuangan, hal yang
perlu dipastikan adalah...
a. Dokumen telah ditandatangani oleh pihak berwenang
b. Dokumen dikirim ke semua karyawan tanpa pengecualian
c. Dokumen diubah untuk mempermudah pemahaman
d. Dokumen diberikan kepada pihak ketiga
e. Dokumen disimpan di arsip digital terlebih dahulu
Jawaban: a
Pembahasan: Dokumen keuangan harus memiliki otorisasi sebelum
didistribusikan untuk menghindari kesalahan atau penyalahgunaan.
5. Untuk mendistribusikan dokumen secara elektronik dengan
aman, sebaiknya digunakan...
a. Email tanpa lampiran
b. Cloud storage dengan akses publik
c. Platform pengiriman dokumen terenkripsi
d. Media sosial perusahaan
e. Sistem manual tanpa jejak digital
Jawaban: c
Pembahasan: Platform pengiriman dokumen terenkripsi memastikan
keamanan data selama proses distribusi.
Soal Kasus
6. Anda diminta mendistribusikan laporan keuangan bulanan
kepada manajemen. Apa langkah yang tepat?
a. Mengirim laporan melalui email resmi perusahaan
b. Membagikan laporan secara langsung tanpa tanda terima
c. Mengunggah laporan ke media sosial untuk transparansi
d. Menyerahkan laporan kepada pihak eksternal tanpa izin
e. Menghapus laporan setelah didistribusikan
Jawaban: a
Pembahasan: Email resmi perusahaan adalah media yang aman dan
resmi untuk distribusi dokumen penting.
7. Seorang karyawan meminta dokumen pribadi yang salah
alamat. Apa yang harus dilakukan?
a. Menyerahkan dokumen tanpa verifikasi
b. Mengkonfirmasi identitas penerima sebelum menyerahkan
c. Menyimpan dokumen tanpa tindakan lebih lanjut
d. Mengabaikan permintaan tersebut
e. Memberikan dokumen kepada penerima tanpa otorisasi
Jawaban: b
Pembahasan: Verifikasi identitas penerima adalah langkah
penting untuk memastikan dokumen diterima oleh pihak yang berhak.
8. Anda mendistribusikan dokumen proyek penting melalui
email, tetapi ada kesalahan penerima. Langkah yang harus dilakukan adalah...
a. Meminta penerima yang salah untuk menghapus dokumen
b. Mengabaikan kesalahan tersebut
c. Mengirim dokumen ulang tanpa perubahan
d. Menyalahkan sistem pengiriman dokumen
e. Menghentikan distribusi dokumen secara keseluruhan
Jawaban: a
Pembahasan: Jika ada kesalahan penerima, segera minta dokumen
dihapus untuk menjaga kerahasiaan informasi.
9. Sebuah dokumen penting untuk rapat manajemen harus
didistribusikan sebelum rapat. Namun, file tersebut rusak. Apa langkah yang
sebaiknya diambil?
a. Memperbaiki file sebelum mendistribusikan
b. Membagikan file yang rusak dengan permintaan maaf
c. Membatalkan distribusi dokumen tersebut
d. Menggantinya dengan dokumen lain yang tersedia
e. Tidak mengambil tindakan apa pun
Jawaban: a
Pembahasan: Memperbaiki file sebelum distribusi adalah langkah
yang paling tepat untuk memastikan dokumen dapat digunakan.
10. Dokumen digital penting telah dikirim, tetapi penerima
melaporkan tidak menerima file. Apa tindakan terbaik?
a. Mengirim ulang dokumen setelah memverifikasi alamat penerima
b. Menyalahkan penerima karena kesalahan teknis
c. Membatalkan pengiriman dokumen lebih lanjut
d. Meneruskan dokumen tanpa pemeriksaan tambahan
e. Mengabaikan laporan penerima
Jawaban: a
Pembahasan: Verifikasi alamat penerima dan mengirim ulang
dokumen adalah langkah profesional untuk mengatasi masalah distribusi.
Kompetensi 5: Menyimpan dan Memelihara Dokumen Sesuai dengan
Prosedur
Soal Teori
1. Salah satu prinsip utama dalam menyimpan dokumen
adalah...
a. Dokumen dibiarkan di meja kerja
b. Dokumen dikelompokkan tanpa aturan tertentu
c. Dokumen disimpan di tempat yang mudah diakses dan aman
d. Dokumen disalin secara manual ke buku catatan
e. Dokumen dibakar setelah digunakan
Jawaban: c
Pembahasan: Dokumen harus disimpan di tempat yang aman tetapi
tetap mudah diakses saat diperlukan, seperti dalam lemari arsip atau sistem
digital yang terproteksi.
2. Sistem penyimpanan dokumen yang baik harus memiliki...
a. Proses yang rumit agar sulit diakses
b. Struktur organisasi yang jelas dan rapi
c. Metode acak untuk menghindari pelacakan
d. Penyimpanan terbuka untuk semua orang
e. Penggunaan teknologi mahal
Jawaban: b
Pembahasan: Struktur yang jelas dan rapi memudahkan
pengelolaan dan pencarian dokumen saat dibutuhkan.
3. Dokumen yang telah habis masa berlakunya biasanya...
a. Dihancurkan sesuai prosedur yang berlaku
b. Disimpan tanpa ada batas waktu
c. Dijual ke pihak ketiga
d. Digunakan kembali tanpa modifikasi
e. Diletakkan di sembarang tempat
Jawaban: a
Pembahasan: Dokumen kedaluwarsa harus dihancurkan dengan
prosedur yang aman untuk menjaga kerahasiaan informasi.
4. Untuk dokumen yang sering digunakan, sebaiknya disimpan
di...
a. Tempat terpisah yang sulit dijangkau
b. Lemari arsip dengan akses terbatas
c. Meja kerja secara permanen
d. Sistem pengarsipan digital yang mudah diakses
e. Ruang penyimpanan tanpa pengaturan
Jawaban: d
Pembahasan: Dokumen yang sering digunakan sebaiknya disimpan
secara digital dengan akses yang mudah tetapi tetap aman.
5. Dokumen fisik yang sudah tua tetapi masih diperlukan
sebaiknya...
a. Dialihkan ke arsip digital
b. Dibuang untuk menghemat ruang
c. Diganti dengan dokumen baru tanpa arsip
d. Disimpan tanpa perawatan tambahan
e. Dijual kepada pihak lain
Jawaban: a
Pembahasan: Dokumen fisik yang sudah tua sebaiknya dialihkan
ke bentuk digital untuk menghemat ruang dan menjaga keawetan informasi.
Soal Kasus
6. Sebuah perusahaan menemukan bahwa dokumen penting mereka
telah rusak karena kelembapan. Apa tindakan yang harus diambil untuk mencegah
kejadian serupa?
a. Menggunakan ruang penyimpanan dengan pengaturan suhu dan kelembapan
b. Memindahkan dokumen ke ruang yang lebih kecil
c. Membiarkan dokumen dalam kondisi yang sama
d. Membeli dokumen baru untuk menggantikannya
e. Menggunakan tempat penyimpanan terbuka
Jawaban: a
Pembahasan: Penyimpanan dokumen di ruang dengan pengaturan
suhu dan kelembapan dapat mencegah kerusakan akibat lingkungan.
7. Anda menemukan dokumen penting yang tidak diberi label.
Apa langkah pertama yang harus dilakukan?
a. Membaca isi dokumen untuk mengidentifikasi fungsinya
b. Menyimpan dokumen tersebut tanpa perubahan
c. Menghapus dokumen karena tidak terlabel
d. Membagikan dokumen kepada kolega tanpa pemeriksaan
e. Meletakkan dokumen di ruang penyimpanan umum
Jawaban: a
Pembahasan: Membaca isi dokumen adalah langkah awal untuk
mengidentifikasi fungsi dan kategori dokumen tersebut.
8. Setelah audit, ditemukan bahwa dokumen arsip tidak
disimpan sesuai prosedur. Apa tindakan yang harus dilakukan?
a. Mengelompokkan ulang dokumen sesuai standar prosedur
b. Membiarkan kondisi arsip seperti sebelumnya
c. Menghapus semua dokumen untuk memulai dari awal
d. Mengalihkan tanggung jawab ke bagian lain
e. Menutup akses ke dokumen yang telah disimpan
Jawaban: a
Pembahasan: Mengelompokkan ulang dokumen adalah solusi terbaik
untuk memenuhi standar prosedur penyimpanan.
9. Dokumen digital perusahaan hilang karena serangan siber.
Apa langkah pencegahan untuk masa depan?
a. Menggunakan sistem backup reguler dan perlindungan antivirus
b. Tidak menyimpan dokumen secara digital lagi
c. Membiarkan dokumen dalam format fisik saja
d. Menghindari teknologi dalam pengarsipan
e. Menyalahkan pengguna sistem digital
Jawaban: a
Pembahasan: Backup reguler dan antivirus adalah langkah
penting untuk melindungi dokumen digital dari serangan siber.
10. Seorang karyawan menyimpan dokumen penting di meja
kerjanya tanpa pengawasan. Apa yang seharusnya dilakukan?
a. Memberikan peringatan dan memindahkan dokumen ke tempat yang aman
b. Membiarkan dokumen tetap di meja kerja
c. Menghapus dokumen tersebut untuk menghindari masalah
d. Membawa dokumen tersebut ke rumah untuk disimpan
e. Mengabaikan perilaku tersebut
Jawaban: a
Pembahasan: Dokumen penting harus disimpan di tempat yang
aman, dan karyawan perlu diingatkan tentang pentingnya menjaga dokumen sesuai
prosedur.
Kompetensi 6: Melayani Peminjaman Dokumen Sesuai dengan Ketentuan
Soal Teori
1. Dalam pelayanan peminjaman dokumen, langkah pertama yang
harus dilakukan adalah...
a. Memeriksa keaslian dokumen yang akan dipinjam
b. Mencatat informasi peminjam dan dokumen
c. Menyerahkan dokumen tanpa prosedur
d. Mengarsipkan dokumen terlebih dahulu
e. Menyerahkan dokumen kepada pihak ketiga
Jawaban: b
Pembahasan: Mencatat informasi peminjam dan dokumen adalah
langkah pertama untuk memastikan semua peminjaman terdokumentasi dengan baik.
2. Ketika dokumen yang diminta tidak tersedia, petugas
harus...
a. Menolak permintaan tanpa memberikan solusi
b. Memberikan alternatif dokumen yang relevan
c. Menyuruh peminjam menunggu tanpa kepastian
d. Mengambil dokumen dari pihak lain tanpa izin
e. Mengabaikan permintaan tersebut
Jawaban: b
Pembahasan: Memberikan alternatif dokumen yang relevan
menunjukkan pelayanan yang profesional dan solutif.
3. Dokumen yang dipinjam harus dicatat di sistem pencatatan
untuk...
a. Memastikan keamanan data
b. Menghindari konflik antar pengguna
c. Menjaga rekam jejak dokumen
d. Mengurangi penggunaan dokumen fisik
e. Mengurangi jumlah dokumen yang beredar
Jawaban: c
Pembahasan: Pencatatan peminjaman membantu menjaga rekam jejak
dokumen dan menghindari kehilangan atau penyalahgunaan.
4. Dalam proses pengembalian dokumen, hal yang harus
diperiksa adalah...
a. Kondisi dan keutuhan dokumen
b. Kepemilikan dokumen oleh peminjam
c. Waktu pengembalian dokumen
d. Ketersediaan dokumen baru
e. Kemasan dokumen
Jawaban: a
Pembahasan: Memeriksa kondisi dokumen yang dikembalikan
memastikan bahwa dokumen tetap utuh dan tidak rusak.
5. Ketika terjadi keterlambatan pengembalian dokumen,
tindakan yang dapat dilakukan adalah...
a. Memberikan sanksi sesuai ketentuan
b. Membiarkan tanpa tindakan apa pun
c. Menghapus data peminjam dari sistem
d. Menyita dokumen lain milik peminjam
e. Menyuruh peminjam membuat dokumen baru
Jawaban: a
Pembahasan: Sanksi yang sesuai ketentuan memberikan efek jera
dan menjaga disiplin dalam layanan peminjaman.
Soal Kasus
6. Seorang karyawan meminta meminjam dokumen rahasia
perusahaan untuk digunakan dalam rapat. Apa yang harus dilakukan?
a. Meminta karyawan tersebut mengisi formulir peminjaman dan mendapatkan izin
atasan
b. Memberikan dokumen langsung tanpa prosedur
c. Mengabaikan permintaan karyawan tersebut
d. Menyerahkan dokumen kepada karyawan lain
e. Menolak permintaan tanpa alasan
Jawaban: a
Pembahasan: Dokumen rahasia memerlukan prosedur peminjaman
yang ketat, termasuk izin dari atasan.
7. Anda menemukan bahwa dokumen yang dipinjam tidak
dikembalikan tepat waktu. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah...
a. Menghubungi peminjam untuk mengingatkan pengembalian dokumen
b. Melaporkan kejadian tersebut kepada pihak berwenang
c. Menghapus dokumen dari sistem pencatatan
d. Menyerahkan dokumen kepada orang lain
e. Mengabaikan keterlambatan tersebut
Jawaban: a
Pembahasan: Mengingatkan peminjam adalah langkah awal yang
bijaksana sebelum mengambil tindakan lebih lanjut.
8. Peminjam mengembalikan dokumen dalam kondisi rusak. Apa
tindakan yang tepat?
a. Mencatat kerusakan dan meminta peminjam mengganti dokumen
b. Menolak pengembalian dokumen
c. Membuat dokumen baru tanpa melibatkan peminjam
d. Menyerahkan dokumen rusak kepada peminjam
e. Membiarkan tanpa tindakan apa pun
Jawaban: a
Pembahasan: Mencatat kerusakan dan meminta peminjam
bertanggung jawab sesuai ketentuan adalah tindakan yang adil.
9. Seorang karyawan meminjam dokumen tetapi lupa mencatat
di sistem pencatatan. Apa langkah yang sebaiknya dilakukan?
a. Mengingatkan peminjam untuk mencatat peminjaman dokumen
b. Membiarkan dokumen dipinjam tanpa pencatatan
c. Mengambil dokumen dari peminjam tanpa alasan
d. Membuat dokumen baru sebagai pengganti
e. Menghapus data dokumen dari sistem
Jawaban: a
Pembahasan: Pencatatan peminjaman penting untuk memastikan
dokumen dapat dilacak dengan baik.
10. Peminjaman dokumen digital sering kali tidak memiliki
jejak fisik. Bagaimana memastikan pencatatan tetap akurat?
a. Menggunakan sistem pencatatan digital yang terintegrasi
b. Membiarkan peminjaman tanpa pencatatan
c. Membuat catatan manual untuk semua dokumen
d. Membatasi akses ke dokumen digital
e. Menyimpan dokumen di email pribadi
Jawaban: a
Pembahasan: Sistem pencatatan digital terintegrasi memastikan
setiap transaksi peminjaman tercatat dengan baik.
Sangat membantu sekali semoga bermanfaat bagi penggunanya,dan sebagai ladang amal bagi pembuatnya
BalasHapussangat terbantu sekali dan bermanfaat..terima kasih sudah berbagi ilmunya,semoga jadi amal jariyah
BalasHapus